Eine gute Ablage beantwortet für jeden Beleg drei Fragen: Zu welcher Steuerperiode gehört er, welche Position belegt er, und liegt die endgültige Version vor? Klären Sie diese Fragen beim Speichern. Im März ist «Scan_004.pdf» kaum noch zuzuordnen, und die Online-Formulare der Kantone fragen Belege jeweils bei der passenden Position ab.
Welche Belege zu welcher Position gehören
Die folgende Liste deckt die häufigsten Positionen einer Privatperson ab. Welche Belege Ihr Kanton verlangt, zeigt die Eingabemaske bei der jeweiligen Position.
| Ordner | Typische Belege | Woher Sie sie bekommen |
|---|---|---|
| Einkommen | Lohnausweis, bei Stellenwechsel einer pro Arbeitgeber; Bescheinigungen über Taggelder oder Renten | Arbeitgeber, Versicherungen, Ausgleichskasse |
| Vorsorge | Bescheinigung Säule 3a, Bestätigung von Einkäufen in die Pensionskasse | Bank oder Versicherung, Pensionskasse |
| Krankheitskosten | Leistungsabrechnungen der Krankenkasse, Rechnungen für selbst bezahlte Behandlungen, Zahnarzt, Brille | Krankenkasse (oft im Kundenportal), Ärztinnen und Ärzte |
| Berufsauslagen | Abo oder Fahrkostenbelege, Rechnungen für Weiterbildung, eventuell Bestätigung des Arbeitgebers zur Verpflegung | Verkehrsbetriebe, Schulen, Arbeitgeber |
| Spenden | Spendenbestätigungen gemeinnütziger Organisationen | Organisation, oft im Januar per Post oder PDF |
| Kinderbetreuung | Rechnungen der Kita, Tagesfamilie oder des Horts | Betreuungseinrichtung |
| Bank und Depot | Zinsausweise, Steuerauszug oder Depotauszug per 31. Dezember | Online-Banking, Broker |
| Weitere | Unterhaltsbeiträge, Liegenschaftsunterhalt, Schuldzinsen | Je nach Fall |
Für den Inhalt des wichtigsten Dokuments hilft der Leitfaden zum Lohnausweis. Welche Abzüge es überhaupt gibt, zeigt die Übersicht der Steuerabzüge in der Schweiz.
Ordner und Dateinamen vereinheitlichen
Beginnen Sie mit einem Ordner pro Steuerperiode und spiegeln Sie darin die Positionen der Tabelle:
Steuern_2026/
01_Einkommen/
02_Vorsorge/
03_Krankheitskosten/
04_Berufsauslagen/
05_Spenden/
06_Kinderbetreuung/
07_Bank_und_Depot/
08_Weitere/
99_Einreichung/
_ersetzt/Verwenden Sie ein Muster wie 2026_Absender_Dokumenttyp.pdf, also 2026_Arbeitgeber_Lohnausweis.pdf oder 2026_Krankenkasse_Leistungsabrechnung.pdf. Kommt eine korrigierte Fassung, verschieben Sie die alte nach _ersetzt/. Die Nummern vor den Ordnern halten die Reihenfolge der Steuererklärung ein, damit Sie beim Ausfüllen von oben nach unten arbeiten können.
Papierbelege scannen: was in der Praxis funktioniert
- Zuerst ein PDF anfordern. Der Kanton Zürich rät ausdrücklich, möglichst viele Belege direkt als PDF zu beschaffen. Banken stellen Steuerauszüge im Online-Banking bereit, und laut Kanton liefern auch kleine Handwerksbetriebe auf Nachfrage fast immer ein PDF.
- Mit dem Smartphone scannen, wenn es nur Papier gibt. Scan-Apps und die Scanfunktion vieler Notiz-Apps schneiden den Beleg zu und erzeugen ein PDF. Auf gutes Licht und einen Hintergrund achten, der sich farblich vom Papier abhebt.
- Texterkennung (OCR) nutzen, wenn die App sie anbietet. Eine durchsuchbare PDF finden Sie später über die Dateisuche wieder, etwa nach «Spendenbestätigung».
- Mehrseitige Belege als eine Datei speichern. Eine Leistungsabrechnung mit vier Seiten gehört in ein PDF, nicht in vier Fotos.
- Jede Datei nach dem Scan öffnen und prüfen: vollständig, lesbar, richtige Steuerperiode.
Wo Sie PDFs hochladen können
| Kanton und Werkzeug | Belege als PDF | Papier per Smartphone | Quelle |
|---|---|---|---|
| Zürich, ZHprivateTax | Ja, per Drag-and-drop ins Upload-Feld der Position | Ja, ohne zusätzliche App | Kanton Zürich, Steuererklärung Privatpersonen |
| Bern, Online-Steuererklärung mit BE-Login | Ja, über «Beleg hinzufügen» bei der Position | Ja, über einen QR-Code auf dem Smartphone | Leitfaden der Steuerverwaltung Bern, Stand 5/2026 |
| Dr. Tax Privat | Belegerfassung laut Hersteller über Zusatzmodule | Über die App Snap.Share; welche Programme angebunden sind, beim Hersteller prüfen | Dr. Tax im Überblick |
In Zürich gibt es seit der Steuerperiode 2025 keine Download-Software Private Tax mehr; der Kanton verweist auf die Online-Lösung ZHprivateTax. ZHprivateTax markiert Pflichtbelege rot: Ohne sie lässt sich die Erklärung nicht einreichen. Bei freiwilligen Belegen hält der Kanton fest, dass sie in der Regel nur bei grossen Beträgen sinnvoll sind; bei kleineren Beträgen (der Kanton nennt als Beispiel CHF 100) genügt es, den Abzug genau zu bezeichnen.
In Bern zeigt der Bereich «Abschluss» > «Belege» laut Leitfaden, welche Belege hochgeladen sind und welche noch fehlen; fehlende können Sie dort nachreichen, statt sie per Post zu schicken. Prüfen Sie diese Übersicht vor der Freigabe.
Andere Kantone haben eigene Portale mit eigenen Regeln. Welche kostenlose Software Ihr Kanton anbietet, steht in der Übersicht kostenlose Steuersoftware nach Kanton.
Eine kleine Prüfliste beim Erfassen führen
| Prüffeld | Beispiel |
|---|---|
| Beleg | Lohnausweis 2026 |
| Datei | PDF des Arbeitgebers, korrigierte Fassung |
| Position | Einkommen |
| Status | Erfasst, Beträge kontrolliert |
| Übermittlung | Hochgeladen bei Position Einkommen |
Kontrollieren Sie Lesbarkeit, Seitenzahl und Steuerperiode. Bewahren Sie digitale Originale auf, auch wenn das Portal eine eigene Kopie speichert. Wenn ein Portal ein zusammengeführtes PDF für eine Position verlangt, erstellen Sie dafür eine zusätzliche Upload-Datei und lassen die Einzelbelege unverändert.
Nach dem Einreichen
Legen Sie die eingereichte Erklärung als PDF und die Übermittlungsbestätigung in 99_Einreichung/. Bewahren Sie alle Belege, eingereichte und nicht eingereichte, mindestens bis zur rechtskräftigen Veranlagung auf: Der Kanton Zürich weist darauf hin, dass sie bei Unklarheiten nachgefordert werden können.
Wenn Sie zusätzlich Vorjahresdaten übernehmen, prüfen Sie den dokumentierten Import in Dr. Tax. Belegablage und Datenimport erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Die Ablage beweist, der Import spart Tipparbeit.
Nächste Schritte zur Steuererklärung
Häufig gestellte Fragen
- Wie benenne ich PDFs am besten?
- Mit Steuerperiode, Absender und Dokumenttyp, zum Beispiel 2026_Arbeitgeber_Lohnausweis.pdf. Korrigierte Fassungen erhalten einen Zusatz wie _korrigiert, die ersetzte Version kommt in einen Unterordner. So sehen Sie auf einen Blick, welche Datei gilt.
- Muss ich alle Belege hochladen?
- Nein. Im Kanton Zürich unterscheidet ZHprivateTax zwischen Pflichtbelegen, ohne die die Erklärung nicht eingereicht werden kann, und freiwilligen Belegen. Laut Kanton Zürich lohnen sich freiwillige Belege meist nur bei grösseren Beträgen; bei kleinen Abzügen genügt eine genaue Bezeichnung. Andere Kantone regeln das in ihrer Eingabemaske.
- Kann ich Papierbelege mit dem Handy fotografieren?
- Ja, in ZHprivateTax ohne zusätzliche App und im Online-Formular des Kantons Bern über einen QR-Code. Achten Sie auf gutes Licht, einen kontrastreichen Hintergrund und darauf, dass der ganze Beleg im Bild ist. Besser ist trotzdem, beim Absender ein PDF anzufordern.
- Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
- Mindestens bis zur rechtskräftigen Veranlagung, auch die nicht eingereichten: Der Kanton Zürich weist darauf hin, dass Belege bei Unklarheiten nachgefordert werden können. Viele bewahren sie danach noch einige Jahre auf, falls Fragen zu früheren Perioden auftauchen.
- Was gehört in den Ordner Einreichung?
- Die eingereichte Steuererklärung als PDF, die Übermittlungsbestätigung des Portals und gegebenenfalls Fristerstreckung und Korrespondenz mit dem Steueramt. Später kommt die Veranlagungsverfügung dazu.
- Helfen Scan-Apps mit Texterkennung?
- Für die eigene Ablage ja: Eine durchsuchbare PDF-Datei finden Sie später über die Suche Ihres Computers wieder. Für den Upload ist entscheidend, dass der Beleg vollständig und lesbar ist. Prüfen Sie nach dem Scannen jede Seite und speichern Sie keine Belege mit Passwortschutz, den das Portal nicht öffnen kann.
